Algemene wet inzake gegevensbescherming (GDPR, General Data Protection Regulation)

Verklaring inzake gegevensverwerking tussen WellSky International Ltd (WellSky) en zorgcliënten

Deel 1: Definities

Klantsystemen Systemen geleverd door WellSky of noodzakelijk voor het leveren van de ondersteuningsservices geleverd door WellSky

Gegevenslek: Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot de persoonsgegevens

Gegevensbeheerder: De zorgcliënt; de partij die de middelen en doeleinden van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt.

Gegevensverwerker: WellSky de partij die de persoonlijke gegevens verwerkt namens de zorgcliënt.

GDPR: De Algemene verordening gegevensbescherming (General Data Protection Regulation) (EU)(2016/479).

Zorgcliënt: De klant van WellSky voor de doeleinden van deze Verklaring.

Persoonlijke gegevens: Alle persoonlijke gegevens die door WellSky worden verwerkt namens de zorgcliënt zoals gedefinieerd in sectie 3 van deze verklaring.

Gespecificeerd doel: Een lijst met doeleinden waarvoor persoonsgegevens door WellSky kunnen worden verwerkt, zoals gedefinieerd in Sectie 2 van deze Verklaring.

Ondersteunende diensten: De door WellSky te leveren diensten zijn overeengekomen tussen de partijen.

Deel 2: Principes voor het delen van gegevens

1. Voor het delen van gegevens tussen zorgcliënten en WellSky is WellSky de gegevensverwerker en de zorgcliënt de gegevensbeheerder. WellSky zal ook een gegevensverwerker zijn voor alle gegevens van zorgcliënten die het namens zijn zorgcliënten ontvangt.
2. WellSky zal persoonsgegevens alleen strikt verwerken in opdracht van de zorgcliënt en indien nodig voor een specifiek doel, zoals overeengekomen met de zorgcliënt.
3. Toegang tot persoonlijke gegevens van de zorgcliënt-systemen wordt alleen aan WellSky verleend wanneer dit op verzoek van de zorgcliënt voor een gespecificeerd doel wordt gevraagd, zoals overeengekomen met de zorgcliënt.
4. Specifieke doeleinden omvatten het onderhoud van zorgsystemen die door WellSky aan de zorgcliënt worden geleverd,
5. De beperkingen van deze doeleinden worden vooraf gespecificeerd zoals overeengekomen met de zorgcliënt. WellSky zal geen persoonlijke gegevens die zijn ontvangen van zorgcliënten verwerken voor andere doeleinden dan die gespecificeerd tussen WellSky en de zorgcliënt. WellSky is niet verantwoordelijk voor andere persoonsgegevens dan die gespecificeerd in dit Artikel 2 die door de zorgcliënt aan WellSky worden bekendgemaakt.
   

   Deel 3: Gegevensverwerking

6. WellSky heeft toegang tot clientsystemen via een externe bureaubladverbinding, inclusief toegang tot persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen op de clientsystemen, alleen op verzoek van de zorgcliënt.
7. Ondersteuningsserviceaanvragen van de zorgcliënt worden alleen door WellSky verwerkt indien ontvangen van geautoriseerd personeel bij de zorgcliënt.
8. WellSky zal nooit vragen om specifieke persoonlijke gegevens van zorgcliënten te ontvangen. Alle persoonlijke gegevens, inclusief de persoonlijke gegevens van patiënten, die WellSky van zijn zorgcliënten ontvangt, worden alleen ontvangen zoals verstrekt door de zorgcliënt.
9. WellSky zal alleen de volgende persoonsgegevens verwerken zoals ontvangen van de zorgcliënt:
   1. Patiëntgegevens - Beperkt tot ziekenhuis-ID-nummers, namen van patiënten, geboortedatum van patiënt, geslacht van patiënt;
   2. Gevoelige patiëntgegevens - Beperkt tot medische aandoeningen van patiënten, geneesmiddelen voorgeschreven aan patiënten
10. De zorgcliënt verstrekt WellSky alleen gegevens die nodig zijn voor de gespecificeerde doeleinden zoals beschreven in paragraaf 2 hierboven. WellSky en de zorgcliënt zullen voortdurend overeenkomen welke gegevens voor deze doeleinden moeten worden verstrekt.
11. WellSky zal de zorgcliënt op verzoek informeren over alle persoonlijke gegevens die hij namens de zorgcliënt bewaart, opslaat en anderszins verwerkt.
    

    Deel 4: Maatregelen gegevensveiligheid

12. WellSky neemt alle redelijke organisatorische en technische maatregelen om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de conformiteit onder de AVG om de veiligheid van alle gegevens die het ontvangt van zorgcliënten te waarborgen.
13. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgcliënt om persoonlijke gegevens te anonimiseren voordat deze gegevens aan WellSky worden verstrekt ten behoeve van IT-ondersteuning.
14. Waar WellSky van de zorgcliënt persoonlijke gegevens ontvangt, zal WellSky de gegevens weigeren en niet accepteren totdat deze in een geanonimiseerd formaat worden geretourneerd.
15. WellSky verleent alleen toegang tot het minimum aantal personeelsleden dat vereist is voor het uitvoeren van het verzoek van de klant.
16. WellSky zal zorgcliënten binnen een redelijke termijn op de hoogte stellen als er een datalek wordt geconstateerd of vermoed wordt te hebben plaatsgevonden met betrekking tot door WellSky verwerkte persoonlijke gegevens.
    

    Deel 5: Gegevensverwijdering

17. Persoonlijke gegevens die WellSky van zorgcliënten ontvangt, worden alleen opgeslagen voor de duur van de taak die voor de zorgcliënt wordt uitgevoerd. Hierna wordt het verwijderd uit alle elektronische databases en fysieke opslaglocaties die door WellSky worden beheerd.
18. WellSky neemt alle redelijke maatregelen om te zorgen voor de tijdige vernietiging van ontvangen persoonsgegevens die onnodig worden geacht voor zijn functies, zoals voorzien in sectie 2 hierboven en zoals overeengekomen met de zorgcliënt.
19. De gegevensverwijdering houdt in:
    1. Gedrukte documenten die persoonlijke gegevens bevatten, worden correct versnipperd en weggegooid of teruggestuurd naar de zorgcliënt voor vernietiging.
    2. Elektronische bestanden en e-mail met gevoelige persoonlijke gegevens worden verwijderd uit e-mail inboxen, computer harde schijven, USB/Flash-schijven en externe harde schijven zodra deze niet langer nodig zijn voor de relevante ondersteuningsservices.
20. Persoonlijke gegevens worden alleen door WellSky opgeslagen voor langere periodes indien specifiek gevraagd door de zorgcliënt.